Kurumsal filmde çalışan ve müşteri görüntü izinleri

Kısa cevap: Çalışanların ve müşterilerin tanınabilir şekilde göründüğü bir kurumsal filmde, görüntünün kullanım amacını, süresini ve yayın kanallarını belirten yazılı bir onay almak gerekir. Çalışan, müşteri, ziyaretçi ve üçüncü taraf marka görüntüleri için onaylar ayrı ayrı planlanır, çekimden önce tamamlanır ve işletme tarafından saklanır.

Kurumsal bir film çekileceğinde konu genellikle senaryo, ışık ve takvimde düğümlenir; görüntü izinleri ise çekim gününe bırakılır. Oysa bir çalışanın yüzü ya da bir müşterinin sesi filmde yer alacaksa, onay çekimden sonra değil önce alınmalıdır. Aksi hâlde kurguda hazır bir sahneyi çıkarmak ya da yeniden çekmek zorunda kalabilirsiniz.

Bu yazı, hangi kişiler için hangi onayların düşünülmesi gerektiğini, onay metninde neler bulunması gerektiğini ve çekim gününde bu sürecin nasıl yürütüldüğünü anlatır. Yazı bilgilendirme amaçlıdır; hukuki tavsiye değildir. Kurumsal projelerdeki genel yaklaşımımız için kurumsal tanıtım filmi sayfamıza bakabilirsiniz.

Kurumsal çekimde hangi görüntüler için izin gerekir?

Bir kişinin tanınabildiği görüntü, kural olarak o kişinin kişisel verisi sayılır. Yüz, ses ve bazen kıyafet ya da çalışma ortamı ile kimliği belli olan bir görüntü bu kapsama girebilir. Kurumsal filmlerde bu, çalışanlar, yöneticiler, müşteriler, ziyaretçiler, tedarikçiler ve alanda bulunan diğer kişiler anlamına gelir.

İzin ya da kullanım değerlendirmesi gerektiren temel durumlar şunlardır:

• Filmde konuşan ya da net olarak tanınabilen çalışanlar ve yöneticiler
• Tesiste ya da ofiste çekim sırasında yakın planda görünen kişiler
• Filmde yer alan müşteri temsilcileri veya ziyaretçiler
• Fon müziği, logo, ürün ya da bir başka markaya ait unsurlar
• Çocuklar ya da reşit olmayan kişiler (bu durumda yasal temsilci onayı gerekir)

Bir kişinin arka planda belirsiz, tanınamayacak biçimde göründüğü kısa kareler çoğunlukla ayrı bir durumdur; ancak bu değerlendirme proje bazında yapılır. Kesin bir sınır koymak yerine, şüphe durumunda onay almak ya da kareyi kurguda çıkarmak güvenli yoldur. Hangisinin yeterli olduğunu bilmiyorsanız bir hukuk danışmanına başvurmanız önerilir.

Görüntü izni, kişisel veri ve KVKK ilişkisi nedir?

Türkiye'de kişisel verilerin korunması 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında düzenlenir. Bir kişinin görüntüsünün kaydedilmesi, saklanması ve yayımlanması kişisel verinin işlenmesidir. Bu işlemin hukuka uygun olması için bir hukuki sebebe dayanması gerekir; kurumsal film bağlamında çoğu zaman bu sebep, kişinin açık rızasıdır.

Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilen onaydır. Bu üç unsur pratikte şu anlama gelir: Kişi görüntüsünün hangi amaçla, hangi kanalda ve ne kadar süreyle kullanılacağını bilmelidir; onay genel ve belirsiz değil, somut olmalıdır; çalışan üzerinde onay verme baskısı bulunmamalıdır.

Kanunun ve ilgili düzenlemelerin güncel metni, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmî sayfasında yer alır. Bu yazıda yalnızca genel çerçeve verilmiştir; mevzuat zaman içinde değişebileceği için belirli bir durumun hukuki değerlendirmesinde güncel metne bakılmalı ve gerekirse uzman görüşü alınmalıdır.

Burada sorumluluğun kime ait olduğu da önemlidir. Çalışanın görüntüsünü kullanacak olan genellikle işletmenin kendisidir; ajans filmi işletme adına üretir. Bu nedenle onay metninin işletme tarafından hazırlanması ya da onaylanması, kişisel verilerin işletme politikalarıyla uyumlu işlenmesi için yararlıdır. İşletmenizin kendi aydınlatma metni ve iç politikası varsa, çekim planı bunlarla uyumlu kurulur.

Çalışan görüntüsü için nasıl bir onay alınır?

Çalışanlar için onay, çekimden önce ve yazılı olarak alınmalıdır. Çalışma ilişkisi içinde verilen rızanın gerçekten özgür olması gerektiği için, onayın zorunlu bir görev gibi sunulmaması ve reddetme seçeneğinin açık bırakılması önemlidir.

Çalışan onay formunda bulunması gereken öğeler şunlardır:

• Çalışanın adı, soyadı ve görevi
• Filmin amacı ve hangi kanallarda gösterileceği (web sitesi, fuar, sosyal medya, sunum vb.)
• Kullanım süresi ya da süre sınırının nasıl belirleneceği
• Görüntü ve ses kaydının kullanılacağı bilgisi
• Onayın geri çekilme koşulları ve işletmeye yapılacak başvuru yolu
• Tarih ve imza

Onay geri çekilebilir niteliktedir; ancak yayımlanmış bir filmden bir kişiyi çıkarmak teknik ve maliyet açısından zor olabilir. Bu yüzden onay metninde, geri çekme hâlinde hangi adımların atılacağı önceden yazılırsa belirsizlik azalır. Bu adımların nasıl tanımlanacağı projeye ve hukuki değerlendirmeye bağlıdır; metni işletmenizin hukuk danışmanıyla birlikte yazmak en sağlıklı yoldur.

Çalışanların işten ayrılması durumunda filmdeki görüntünün ne olacağı da bir başka soru işaretidir. Bu soruya onay formunda ya da işletmenin iç politikasında cevap verilmesi, film yayımlandıktan sonra çıkabilecek tartışmaları önler.

Müşteri ve ziyaretçi görüntüleri nasıl ele alınır?

Müşteriler ve ziyaretçiler, işletmenin çalışanı olmadıkları için bir baskı ilişkisi içinde değildirler; ancak çekimden haberdar edilmeleri ve rızalarının alınması gerekir. Çekim yapılan alanda müşteri ya da ziyaretçi varsa çekimden önce bilgilendirme yapılmalı, görüntülenmek istemeyenler kadraj dışında tutulmalıdır.

Pratikte kullanılan yöntemler şunlardır:

• Çekim yapılacak alan için çekim saatlerinde ziyaretçi akışının yönlendirilmesi
• Giriş noktalarına "bu alanda video çekimi yapılmaktadır" bilgilendirmesinin konması
• Filmde konuşacak ya da net olarak görünecek müşteri temsilcisi için ayrı bir yazılı onay
• Onay alınamayan kişilerin kadrajdan çıkarılması ya da kurguda tanınamaz hâle getirilmesi

Müşteri referans videosu çekiliyorsa, müşterinin hem kendi adına hem de çalıştığı şirket adına verdiği onay ayrıca ele alınır. Bu tür filmin planı ve izin süreci için müşteri referans videosu nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.

Onay için bir kontrol listesi nasıl olmalıdır?

Aşağıdaki liste, çekimden önce tamamlanması gereken adımları gruplar hâlinde verir. Her madde yapılacak bir eylemdir ve yazdırılarak kullanılabilir.

Çekimden önce

• [ ] Filmin amacı, kanalları ve kullanım süresi yazılı olarak belirlendi
• [ ] Filmde yer alacak çalışan ve yönetici listesi çıkarıldı
• [ ] Çalışan onay formu hazırlandı ve işletmenin sorumlusu tarafından onaylandı
• [ ] Çalışanlar çekimden haberdar edildi, reddetme seçeneği açıkça belirtildi
• [ ] Müşteri ve ziyaretçi alanları için bilgilendirme planı yapıldı
• [ ] Filmde görünecek üçüncü taraf marka, logo ve ürünler belirlendi

Çekim günü

• [ ] İmzalı onay formları sahada hazır
• [ ] Onay vermeyen kişiler ekibe bildirildi, kadraj dışında tutuluyor
• [ ] Ziyaretçi alanında bilgilendirme işareti var
• [ ] Çekim sırasında yeni konuşan ya da tanınan kişiler için ek onay alınıyor

Çekimden sonra

• [ ] Onay formları işletme tarafından saklanıyor
• [ ] Onay vermeyen kişilerin kareleri kurguda çıkarıldı ya da tanınamaz hâle getirildi
• [ ] Yayından önce işletme son kurguyu onayladı
• [ ] Onay geri çekme talebi için bir iletişim kanalı belirlendi

Müzik, logo ve üçüncü taraf markalar için ne yapılır?

Görüntü izni yalnızca kişileri kapsamaz. Filmde kullanılan müzik, bir başka şirketin logosu, bir ürünün üzerindeki marka ve hatta bir mekânın ayırt edici unsurları da ayrı değerlendirme gerektirebilir. Müzik lisansı ve film üzerindeki kullanım hakları gibi sorular başka bir konudur; bu hakların kime ait olduğu sorusunu tanıtım filminin kullanım hakları yazısında ele alıyoruz.

Çekim sırasında alanda başka bir şirketin ürünü ya da logosu belirgin biçimde görünüyorsa, bunun filme girip girmeyeceği önceden konuşulur. Özellikle müşteri ürünlerinin ya da henüz piyasaya çıkmamış ürünlerin görüntülenmesi bir gizlilik meselesine dönüşebilir. Çekim planı hazırlanırken bu alanlar işletmeden öğrenilir ve çekilmeyecek alanlar listesine eklenir.

Hava çekiminde ise ek bir durum vardır: Tesisin üzerinden uçulurken komşu alanlar, yoldaki kişiler ya da araçlar kadraja girebilir. Bu tür görüntüler planlanırken tanınabilirlik açısından değerlendirilir; gerekirse kurguda kapatılır ya da kadrajdan çıkarılır.

Gizlilik ve çekilemeyecek alanlar nasıl belirlenir?

Kişi onayları kadar, alan onayları da çekim planının parçasıdır. Her işletmede çekilmemesi gereken alanlar olabilir: ar-ge bölümleri, patentli süreçler, müşteri tasarımları, güvenlik sistemleri ya da özel bilgi içeren ekranlar.

Bu alanların belirlenmesi için çekim öncesinde işletme sorumlusuyla birlikte tesis gezilir. Çekilemeyecek yerler listelenir; ekip, çekim günü bu listeyi bilir. Ekranlarda ve masalarda görünebilecek bilgilerin kadraja girmemesi için sahada bir kontrol de yapılır. Bu önlemler hem işletmenin bilgisini korur hem de sonradan kurguda sahne çıkarma ihtiyacını azaltır. Fabrika ortamındaki hazırlık için fabrika tanıtım filmine hazırlık yazısındaki kontrol listelerine de bakabilirsiniz.

Onay sürecini kim yönetir ve süreç ne zaman başlar?

Onay sürecinin sahibi işletmedir; ajans, sürecin takvimini ve listesini hazırlayarak destek verir. Bir proje sorumlusu belirlenmesi burada da işe yarar: Bu kişi çalışan listesini çıkarır, formları dağıtır ve imzaları toplar.

Süreç, çekim planıyla birlikte başlar. Onay formlarının hazırlanıp toplanabilmesi için planlamaya çekimden en az bir hafta önce başlamak iyi bir kuraldır. Çekim günü geldiğinde hâlâ onay bekleyen bir kişi varsa, ya o kişinin görüntüsü çekilmez ya da çekilen görüntüler onay gelene kadar yayına alınmaz. İlk durum çekimi, ikinci durum yayını etkiler; ikisi de planın bir parçasıdır. Tüm sürecin nasıl işlediği için kurumsal tanıtım filmi rehberine bakabilirsiniz.

AirviewTR bu süreci nasıl yönetir?

AirviewTR, Gaziantep merkezli bir video prodüksiyon ajansıdır; yer çekimi, hava çekimi ve post prodüksiyonu tek ekipte yürütür. Görüntü izni konusunda hukuki danışmanlık vermeyiz; ancak çekim planının içine onay adımlarını yerleştirir ve işletmenin kendi sürecini uygulamasına yardımcı oluruz.

• Ön prodüksiyon: Keşif görüşmesinde filmde kimlerin yer alacağı, hangi alanların çekilemeyeceği ve hangi kanalların kullanılacağı konuşulur. Bu bilgiler çekim planına ve onay listesine dönüşür.
• Yer çekimi: Çekim günü, onay vermeyen kişilerin ve çekilemeyecek alanların listesi ekipte hazır bulunur. Çekim Sony A7C II ile, proje kapsamına göre 2-4 kişilik ekiple yapılır.
• Hava çekimi: Uçuş planında tesisin dışındaki alanlar, yoldaki kişiler ve komşu alanlar kadraj açısından değerlendirilir. Havadan görüntüler DJI Mini 5 Pro ile kaydedilir; her uçuş üçüncü şahıs mali mesuliyet sigortası kapsamındadır ve belgeler talep üzerine paylaşılır. Kurucumuz Taha Çalışkan İHA-1 ticari pilot sertifikasına sahiptir.
• Post prodüksiyon: Onay vermeyen kişilerin kareleri kurguda çıkarılır ya da tanınamaz hâle getirilir. Kurgu ve renk DaVinci Resolve üzerinde yapılır; 2 ücretsiz revizyon turu vardır. Teslim, tanıtım filmlerinde çekimin bitiminden itibaren 5-7 iş günüdür.

Evkur Emlak, Akmas Ambalaj ve Living It Cafe referanslarımız arasındadır; tamamlanan işleri işler sayfasında görebilirsiniz. Kurumsal projelere dair genel bilgi için kurumsal sektör sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Çalışanlardan onay almak zorunlu mudur?

Çalışanların tanınabilir şekilde göründüğü bir filmde onay almak güvenli yoldur. Onay, filmin amacını, kanallarını ve süresini açıkça belirten yazılı bir metinle alınır. Belirli bir durumun hukuki değerlendirmesi için uzman görüşü alınması önerilir.

Arka planda görünen kişiler için de onay gerekir mi?

Tanınamayacak biçimde, kısa süreli ve belirsiz görünen kişiler çoğunlukla ayrı değerlendirilir. Yine de şüphe varsa kişiyi kadrajdan çıkarmak ya da kurguda tanınamaz hâle getirmek daha güvenlidir. Bu değerlendirme projeye göre yapılır.

Çalışan onayını geri çekerse ne olur?

Onay geri çekilebilir; ancak yayımlanmış bir filmden kişiyi çıkarmak teknik ve maliyet açısından zor olabilir. Bu nedenle onay metninde geri çekme hâlinde izlenecek adımların, işletmenin hukuk danışmanıyla birlikte önceden yazılması önerilir.

Onay formunu ajans mı hazırlar, işletme mi?

Onayı alan taraf, kişisel verileri kullanacak olan işletmedir. Form işletmenin kendi metnine ya da politikasına göre hazırlanır; biz çekim planına onay adımlarını yerleştirir ve takvimi yönetiriz. Hukuki içerik için işletmenizin danışmanına başvurmanız önerilir.

Çekim günü onayı olmayan biri kadraja girerse ne yapılır?

O kişinin görüntüsü kurguda kullanılmaz; kare çıkarılır ya da kişi tanınamaz hâle getirilir. Bu nedenle çekim günü, onay vermeyenlerin listesi ekipte hazır tutulur. Yeni konuşan biri çıkarsa yazılı onay yerinde alınır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki tavsiye değildir. Kişisel verilerin korunması ve görüntü hakları konusunda güncel mevzuat için resmî kaynaklara başvurun veya bir hukuk danışmanından destek alın.

Çekim planınıza onay adımlarını birlikte yerleştirelim mi? Teklif al. Talebinize aynı gün yanıt veriyoruz.