Etkinlik çekimi için organizatör kontrol listesi

Kısa cevap: Etkinlik çekimi için ajansa program akışını, mekân ve giriş bilgilerini, çekilecek anların listesini, konuşmacı ve katılımcıların izin durumunu ve sahadaki irtibat kişisini önceden vermelisiniz. Gün içinde ise giriş, sahne, ses ve zaman akışındaki değişiklikleri ekibe anında bildirmeniz, tekrarı olmayan anların kaçırılmamasını sağlar.

Etkinlik, tekrarı olmayan bir çekim türüdür. Konuşma bir kez yapılır, ödül bir kez verilir, açılış kurdelesi bir kez kesilir. Çekim ekibi bu anı kaçırırsa, ikinci deneme yoktur. Bu yüzden etkinlik çekiminin başarısı, büyük ölçüde etkinlik başlamadan önce ekibe verilen bilgiye ve gün içindeki iletişimin akışkanlığına bağlıdır.

Bu yazı, organizatörün üç aşamada yapması gerekenleri bir kontrol listesi hâlinde verir: etkinlik öncesi, gün içinde ve sonrası. Etkinlik çekimlerinin kapsamı için etkinlik ve fuar çekimi sayfamıza bakabilirsiniz.

Etkinlik çekiminde ajans organizatörden neye ihtiyaç duyar?

Ajansın en çok ihtiyaç duyduğu şey zamana ve mekâna dair bilgidir. Etkinlik hangi gün, hangi saat aralığında, hangi mekânda yapılacak? Hangi bölümler hangi sırayla gelecek? Hangi anlar mutlaka çekilmeli?

Bu bilgiler, çekim planının temelidir. Plan olmadan çekime gelen ekip, kritik anları tahmin etmeye çalışır; plan varsa, o anlara hazır pozisyonda bekler. Etkinlik çekiminde üç tür bilgi önemlidir:

• Program akışı: Açılış, konuşmalar, paneller, ödül töreni, ara ve kapanış gibi bölümlerin sırası ve yaklaşık saatleri
• Mekân bilgisi: Giriş, sahne, ışık ve ses düzeni, kameraların konumlanabileceği alanlar, kısıtlar
• Öncelik listesi: Çekimin vazgeçilmez anları ve özellikle istenen kareler

Süre ve kapsam, etkinliğin türüne göre değişir. Çekim süresi, ekip büyüklüğü ve teslim planı teklif aşamasında yazılı olarak belirlenir.

Etkinlik öncesinde organizatör ne yapmalı?

Etkinlik öncesi hazırlık, çekimin kalitesini belirleyen aşamadır. Aşağıdaki liste, etkinlikten önce tamamlanması gereken adımları içerir. Bu liste yazdırılıp bir sorumluya verilebilir.

Etkinlikten önce (bilgi ve plan)

• [ ] Etkinliğin amacı ve filmin kullanılacağı yer belirlendi (web, sosyal medya, kurum içi, sponsor raporu)
• [ ] Program akışı saatleriyle birlikte ajansa gönderildi
• [ ] Mekân adresi, giriş bilgisi ve ekip için erişim şartları iletildi
• [ ] Sahnenin, ses sisteminin ve ışık düzeninin planı paylaşıldı
• [ ] Çekimi mutlaka istenen anlar listelendi (açılış, ödül, konuşmacılar, katılımcı tepkileri)
• [ ] Sahadaki irtibat kişisi belirlendi, telefonu ajansa verildi
• [ ] Konuşmacı ve katılımcılar çekimden haberdar edildi
• [ ] Görüntülenmek istemeyenler için bir yönlendirme planı yapıldı
• [ ] Hava çekimi planlanıyorsa mekânın uçuşa uygunluğu ve izin durumu görüşüldü
• [ ] Teslim tarihi ve istenen versiyonlar (ana film, kesitler, haber özeti) netleştirildi

Etkinlikten önce (lojistik)

• [ ] Ekip için giriş kartı ya da akreditasyon hazırlandı
• [ ] Ekibin ekipmanını bırakabileceği güvenli bir alan ayrıldı
• [ ] Park ve yükleme alanı bilgisi paylaşıldı
• [ ] Elektrik ve ağ bağlantısı gereken noktalar belirtildi

Etkinlik tarihi belli olur olmaz ajansla görüşmeye başlamak, planlama için en rahat takvimi sağlar; çekimden en az bir hafta önce plan netleşmiş olmalıdır. Bölge dışı etkinliklerde seyahat ve konaklama giderlerinin teklifte ayrı kalem olarak yazılıp yazılmadığına bakmak yararlıdır; bu konunun ayrıntısı bölge dışı çekim lojistik planı yazısındadır.

Etkinlik gününde organizatör neleri ayarlamalı?

Etkinlik günü, plan ile gerçeğin buluştuğu gündür. Programlar kayar, konuşmacılar gecikir, ses sorunu çıkar. Çekim ekibinin bu değişiklikleri hızlı öğrenmesi, kritik anı kaçırmamasının tek yoludur.

Etkinlik gününde

• [ ] Ekip, program başlamadan yeterince önce mekâna ulaştı ve kuruluma başladı
• [ ] İrtibat kişisi sahada ve telefonla ulaşılabilir
• [ ] Program akışındaki her değişiklik anında ekibe iletiliyor
• [ ] Sahnede kullanılacak sunum, video ve müzik için ekip ile ses ve ışık sorumlusu arasında koordinasyon sağlandı
• [ ] Konuşmacıların sahneye çıkış sırası ekibe bildirildi
• [ ] Çekilmesi istenmeyen alanlar (arka oda, kapalı toplantı) ekibe söylendi
• [ ] Hava çekimi planlandıysa uçuş alanı güvenli tutuluyor; kalabalığın üzerinde uçuş yapılmıyor
• [ ] Onay vermeyen kişilerin listesi ekipte

Etkinlik gününde bir "karar verici" belirlenmelidir. Ekibin gün içinde sorması gereken küçük kararlar çıkacaktır: bir röportaj için konuşmacıya ne zaman ulaşılacağı, sahnenin hangi kenarına geçilebileceği gibi. Bu kararı veren kişi sahadaysa, çekim akışı kesintisiz ilerler.

Hangi anlar mutlaka çekilmeli?

Etkinlik çekiminde öncelik listesi, ekibi doğru yöne çeker. Her etkinliğin vazgeçilmez anları farklıdır; ancak çoğu etkinlikte şu kategoriler vardır:

Bu tablo örnektir; her etkinliğin kendi öncelikleri vardır. Organizatör olarak sizin işiniz, bu önceliklerden hangilerinin vazgeçilmez olduğunu çekimden önce söylemektir.

Tek kamerayla mı, çok kamerayla mı çekilir?

Etkinlikte tekrar yoktur; bu yüzden kamera sayısı ve konumu, kritik anların kaçırılmaması açısından önem taşır. Tek bir kamera, bir anda tek bir kadrajı yakalayabilir. Sahnede konuşan kişiyi çekerken salonun tepkisini aynı anda alamaz.

Kamera sayısı etkinliğin büyüklüğüne, programın yoğunluğuna ve bütçeye göre belirlenir. AirviewTR'de ekip, proje kapsamına göre 2-4 kişidir; ekip büyüklüğü ve kamera düzeni kapsamla birlikte teklifte yazılır. Başlangıç fiyatlarını fiyatlar sayfasında paket paket yayınlıyoruz; kesin tutar kapsamla netleşir.

Etkinliğin sonunda ne tür bir teslim istendiği, kamera planını da etkiler. Haber özeti gibi kısa bir kesit için tek kamera yetebilir; ödül töreni ya da konferans gibi bütün programın belgelenmesi isteniyorsa çok kameralı bir düzen düşünülür. Bu kararlar, çekimden önce teklif aşamasında netleşir.

Hava çekimi etkinlikte nasıl kullanılır?

Havadan çekim, etkinlik filmine ölçek ve mekân hissi katar. Açık hava etkinliklerinde, festival, açılış ya da tesis törenlerinde, alanın genel planı filmin açılışı ya da özeti için kullanılır. Ancak etkinlik alanında kalabalık varsa, güvenlik öncelikli bir konudur.

Bu nedenle hava çekimi kalabalığın üzerinde yapılmaz; etkinlikten önce ya da sonra, alan boşken ya da kontrollü bir alanda planlanır. AirviewTR'de rüzgâr 10 m/s'yi aşarsa veya yağış varsa havadan çekim ücretsiz ertelenir; etkinliğin tarihi sabit olduğu için hava çekimine yedek bir zaman penceresi bırakılır. Hava çekimi izinleri ve mekâna ait kısıtlar için organizatörün ve mekân yönetiminin bilgisi alınır; genel çerçeve drone çekimi izinleri yazısında anlatılır.

İç mekânda pervane korumalı küçük drone'larla (cinewhoop) yapılan akıcı geçişler de bilinen bir tekniktir; ancak kalabalık bir salonda uygun değildir ve ancak alan boşken, mekân yönetiminin onayıyla değerlendirilebilir. Tekniklerin farkı için FPV, drone ve cinewhoop yazısına bakabilirsiniz.

Etkinlik sonrasında neler yapılır?

Etkinlik bittiğinde çekim bitmiş olmaz; teslim planı başlar. Organizatör, filmin hangi kanallarda ve hangi tarihten itibaren yayına gireceğini bilmelidir. AirviewTR'de teslim, çekimin bitiminden itibaren küçük projelerde 3 iş günü, tanıtım filmlerinde 5-7 iş günüdür.

Etkinlikten sonra

• [ ] Ekibe ek bilgi (isim yazımları, sponsor adları, unvanlar) iletildi
• [ ] İlk kurgu işletme ya da organizasyon ekibince izlendi
• [ ] Geri bildirimler tek bir listede toplandı (revizyon turları tek listeyle daha verimli geçer)
• [ ] Katılımcı ve konuşmacı onay durumu kurgu öncesi kontrol edildi
• [ ] Sosyal medya kesitleri için yayın takvimi belirlendi
• [ ] Ham görüntü isteniyorsa ajansa bildirildi

İsim yazımı gibi küçük ayrıntılar, etkinlik filmlerinde sık hata yapılan noktalardır. Konuşmacının adı, unvanı ve sponsorun resmî yazımı ekranda doğru görünmelidir. Bu bilgileri çekimden önce yazılı olarak paylaşmak, kurgu aşamasında zaman kazandırır.

Etkinlik çekiminden hangi versiyonlar çıkarılabilir?

Aynı çekimden birden fazla çıktı hazırlanabilir. Etkinlik filmi, farklı kanallarda farklı biçimlerde kullanılabilir. Bunların neler olduğunu ve çekimde nasıl planlandığını tek çekimden farklı formatlar yazısında ayrıntılı anlattık. Özetle, etkinlik için sık düşünülen çıktılar şunlardır:

• 16:9 ana film (etkinliğin özeti ya da tam anlatısı)
• 9:16 kesitler (sosyal medya için kısa anlar)
• Sessiz döngü versiyonu (sonraki etkinliklerde ya da fuar standında gösterim için)
• Altyazılı ya da farklı dilde sürüm

Fuarda gösterim için etkinlik filminin nasıl kullanılabileceğini fuarda tanıtım filmi nasıl kullanılır yazısında anlattık. Hangi versiyonların gerektiği, çekimden önce, teklif aşamasında belirlenir.

Organizatörlerin sık yaptığı hatalar nelerdir?

Aşağıdaki hatalar etkinlik çekiminde tekrar eden sorunlardır.

• Programı son anda göndermek: Ekip plan yapamaz, kritik anlar kaçar.
• Sahada karar verecek kimseyi bırakmamak: Küçük sorular cevapsız kalır, ekip zaman kaybeder.
• Konuşmacıları ve katılımcıları bilgilendirmemek: Çekim sırasında itirazlar çıkabilir.
• Ekibin giriş ve kurulum süresini hesaba katmamak: Ekip kuruluma yeterli zaman bulamazsa çekimin kalitesi düşer.
• Mekânın kısıtlarını sonradan öğrenmek: Çekim konumları, uçuş yasakları ve ses sınırlamaları çekimden önce bilinmelidir.
• Teslim kanalını belirlememek: Hangi formatların gerektiği bilinmeden kurgu planı yapılamaz.

Bu listeyi etkinlik planlama toplantısında kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz. Daha geniş bağlamda etkinlik, fuar ve kurumsal filmlerin birbirine bağlandığı süreci kurumsal tanıtım filmi rehberinde görebilirsiniz.

AirviewTR bu süreci nasıl yönetir?

AirviewTR, Gaziantep merkezli bir video prodüksiyon ajansıdır; yer çekimi, hava çekimi ve post prodüksiyonu tek ekipte yürütür. Etkinlik çekimi, etkinlik ve fuar çekimi hizmetimizin bir parçasıdır ve ön prodüksiyondan teslime aynı ekip tarafından yürütülür.

• Ön prodüksiyon: Keşif görüşmesinde etkinliğin amacı, program akışı, mekân bilgisi ve öncelik listesi alınır. Bunlar bir çekim planına dönüşür; hangi kameranın nerede, hangi anda olacağı yazılır.
• Yer çekimi: Çekim Sony A7C II ile yapılır. Proje kapsamına göre 2-4 kişilik ekip sahada çalışır.
• Hava çekimi: Uygun etkinliklerde alan DJI Mini 5 Pro ile havadan çekilir. Kurucumuz Taha Çalışkan İHA-1 ticari pilot sertifikasına sahiptir. Her uçuş üçüncü şahıs mali mesuliyet sigortası kapsamındadır; belgeler talep üzerine paylaşılır.
• Post prodüksiyon: Kurgu ve renk DaVinci Resolve üzerinde yapılır. Ana film, 9:16 kesitler ve sessiz döngü gibi versiyonlar ihtiyaca göre aynı kurgudan hazırlanır. 2 ücretsiz revizyon turu vardır; ham görüntüler talep üzerine teslim edilir.

Tamamlanan işleri işler sayfasında görebilirsiniz. Genel bilgi için etkinlik sektör sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Etkinlik çekimi için ajansa en geç ne zaman haber vermeliyim?

Etkinlik tarihi belli olur olmaz haber vermek en rahat yoldur; plan çekimden en az bir hafta önce netleşmiş olmalıdır. Bölge dışı etkinliklerde ekip ve ekipman planlaması için bu süreyi biraz daha uzun tutmak gerekir. Teklif taleplerine aynı gün yanıt veririz.

Etkinlik gününde hava kötü olursa ne olur?

Rüzgâr 10 m/s'yi aşarsa veya yağış varsa havadan çekim ücretsiz ertelenir. Etkinliğin kendisi sabit tarihli olduğu için hava çekimine yedek bir zaman penceresi planlanır. İç mekân ve yer çekimi bu karardan etkilenmez.

Çekimi kaç kişilik ekip yapar?

Ekip büyüklüğü proje kapsamına göre 2-4 kişidir. Etkinliğin büyüklüğüne, program yoğunluğuna ve istenen kamera sayısına göre ekip düzeni teklifte yazılır.

Etkinlik filmi ne zaman teslim edilir?

Teslim süresi çekimin bitiminden itibaren sayılır: küçük projelerde 3 iş günü, tanıtım filmlerinde 5-7 iş günü. Haber özeti gibi hızlı yayınlanması gereken kısa kesitler için tarih, teklif aşamasında ayrıca konuşulur.

Katılımcıların görüntüsü için ne yapmalıyız?

Katılımcılar çekimden haberdar edilmeli, görüntülenmek istemeyenler için yönlendirme planı yapılmalıdır. Tanınabilen kişiler için gerekli onayların kapsamı hukuki bir konudur; bu nedenle organizatörün kendi danışmanından destek alması önerilir. Genel çerçeve için kurumsal çekimde görüntü izinleri yazısına bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kapsam, süre ve kamera düzeni etkinliğe göre teklifte netleşir.

Etkinliğinizi birlikte planlayalım mı? Teklif al. Talebinize aynı gün yanıt veriyoruz.